Soirée de gala : cinq étapes basiques pour organiser votre prochain évènement d’entreprise en France
Le gala est un évènement important pour la vie d’une entreprise ou d’une association. En effet, on organise un gala pour des occasions spéciales comme la remise des prix, la levée de fonds pour une certaine cause ou juste pour réunir des collaborateurs. Il est donc essentiel que l’organisation soit une réussite ; nous vous disons comment y arriver en 5 étapes de base.
Définir les objectifs de l’évènement
En France comme partout ailleurs, il est courant d’organiser des soirées de gala. Ce sont généralement des soirées magnifiques et parfaitement organisées, mais cela demande de suivre un certain nombre d’étapes. La première étape donc à suivre est de définir clairement les objectifs de l’évènement. Cela permettra de donner une direction précise à la soirée.
De quel type d’animation avez-vous besoin ? Comment se déroulera la soirée ? À qui est destinée la soirée ? C’est dans cette première partie que vous devez répondre à toutes ces questions qui peuvent sembler évidentes, mais ne le sont que lorsqu’elles sont clairement précisées noir sur blanc. Ainsi, vous aurez une feuille de route claire à suivre.
Trouver l’équilibre et les objectifs et le budget
Après avoir défini les objectifs qui vous poussent à organiser la soirée de gala, l’étape suivante consistera à travailler sur le budget. Généralement, les entreprises prévoient une certaine marge à ne pas dépasser pour ce genre d’activités. En confrontant cette marge avec vos objectifs, vous parviendrez à trouver l’équilibre parfait quitte à devoir revoir certains points, ou simplement à les reporter sur de prochains évènements.
D’un autre côté, faire appel à une agence événementielle pour une organisation de gala parfaite peut être une bonne option. Bien évidemment, cela demeure aussi une question de budget. Mais en recherchant bien, vous trouverez certainement des professionnels en France qui proposent des modalités intéressantes qui vous conviennent.
Finaliser la liste des invités
Le troisième point sur lequel travailler pour la réussite de cette soirée de gala est la liste des invités. Avec des objectifs clairs et un budget bien établi, vous pouvez maintenant finaliser la liste des personnes qui doivent participer au gala. Il faudra donner la priorité aux personnes les plus importantes quant aux objectifs de l’évènement, puis à ceux dont la présence n’est pas moindre. Pour cela, référez-vous à la liste de vos objectifs établie au premier point.
Réserver le lieu à l’avance
Le choix du lieu est aussi déterminant que les autres étapes de l’organisation d’un gala. En effet, vous aurez besoin d’un endroit attrayant et accessible pour le confort de vos invités. Par ailleurs, le choix du lieu doit aussi s’adapter au thème que vous aurez choisi pour le bon déroulement du gala.
Le lieu doit être choisi en fonction du nombre d’invités que vous aurez à recevoir au cours de la soirée. Pour cela, prenez le temps de bien chercher ; commencez bien avant la tenue de l’évènement, n’attendez pas la dernière minute. Cela vous permettra de réserver des mois à l’avance votre salle.
Envoyer les invitations à temps
Le dernier point pour la réussite de l’organisation de votre soirée gala est d’envoyer à temps les invitations à tous ceux qui doivent y participer. Communiquez avec eux selon le mode qui leur convient : mail, appel téléphonique. Pensez aussi à envoyer les invitations au moins 4 semaines avant l’évènement, puis veillez à avoir la confirmation de tous les participants avant le jour J.
La réussite d’un gala dépend de son organisation. Tenez compte de ces 5 étapes basiques pour une organisation réussie !